Rutine ved kjøp av fagsystem

Det er viktig og samordne og koordinere innkjøp av fagsystemer i kommunen..

Før det er anledning til å gå til innkjøp av nye systemer, skal dette vurderes av Arkivet, It-avdelingen og IKT-sikkerhetsperson. Disse sendes en skriftlig redegjørelse gjennom Arkivleder, gruppa sender en skriftlig melding tilbake eventuelt med oppklarende møter imellom. Systemer som omhandler økonomirutiner må også vurderes av økonomikontoret.

Disse vurderingene skal foretas:

Det skal vurderes om

•  løsningen kan løses i allerede eksisterende system
•  innholdet i ønsket fagprogram skal bevares for ettertiden, og om fagprogrammet oppfyller lovverk og regelverk rundt dette.
•  det er krav som skal stilles til leverandøren før kjøp av systemet
• systemet tilfredsstiller krav mot It-sikkerhet og personvernhensyn
•  løsningen samsvarer med gjeldende Ikt-planer.

IT gjør oppmerksom på at dersom det tilkommer IT-tekniske utgifter på det nye systemet - vil dette måtte bli å betale av den som ønsker systemet.

Hvis man ikke kommer til enighet kan saken bli tas opp til vurdering i Rådmannsgruppa.