Utskriftsvennlig versjon

Definisjoner og beskrivelser

Definisjoner og beskrivelser

Dokumenttyper

Statuskoder

Tilgangsbegrensning

Roller og tilganger i Fokus - Definisjoner

Definisjoner

Dokumenttyper

I Fokus benyttes følgende dokumenttyper ved registrering av nye journalposter.

I-inngående: Med inngående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas av Moss kommune og som er arkivverdige ved at de danner grunnlag for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

Inngående dokumenter registreres av arkivet, saksbehandler kan registrere inngående e-post selv.

U-utgående: Med utgående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som Moss kommune produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel innbyggere, departementer, samarbeidsparter, leverandører osv.

N-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og avskriving i journalen. N-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene når vi korrespondansen er arkivverdig, ved at den fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi.

N-notat som ikke er avskrevet fremkommer på restanseliste og senere forfallsliste, N-notat må avskrives, enten ved at notat besvares eller ved at avskrivningsopplysninger som T.O, TLF e.l registres på journalposten.

X-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som ikke krever oppfølging og avskriving i journalen. X-notat kan benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene. X-notat kan også benyttes bare som et arbeidsnotat, altså uten mottager også.

X-notat er uten avskrivning (krever ikke svar, eller avskrivningsmerknad som T.O etc)

Notat kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker er ekstern..

S - Sakspapir: Med sakspapir menes alle dokumenter som brukes til å skrive framlegg til vedtak ved politisk behandling og til å skrive vedtak ved administrativ behandling av en sak.

Til toppen

Statuskoder

Status arkivsaksnivå

R - Reservert. Arkivsak er reservert av saksbehandler. (Vil bli kontrollert av arkivet, og endres til B.) Ligger i kurven mine saker

B - Behandles. Arkivsak er under behandling. (Kontrollert av arkivet.) Ligger i kurven mine saker

A - Avsluttet. Arkivsaken avsluttet Arkivet kan åpne den igjen, dersom det skjer noe mer på saken. Saksbehandler kan finne saken igjen via søk.

U - Utgår. Arkivsaken utgår. Arkivet kan endre status hvis ønskelig.

Status dokumentnivå (journalpost)

Status Inngående dokumenter:

M - Midlertidig journalført av arkivtjenesten. (skanning ikke fullført.)

S - Dokumentet er registrert av saksbehandler eller leder (arkivet vil kontrollere og endre til J for journalført.)

J - Journalført og kontrollert av arkivtjenesten.Journalposten vil deretter inkluderes i den offentlige journalen i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler.Det blir opprettet et arkivverdig dokument i pdf format når status J settes.

I Fokus vil inngående journalposter med status J vises umiddelbart i saksbehandlers innboks og eventuelt restanseliste.

Dersom journalposten skal fordeles av leder/stedfortreder, lar arkivetsaksbehandler feltet stå åpent, ved registrering av journalposten. Journalposten vil da vises i lederens liste over journalposter til fordeling.

Status andre dokumenter

Egen produserte dokumenter U-utgående dokumenter, N- og X –dokumenter og S-Sakspapir:

R - Reservert. Markerer at dokumentet som er registrert, er reservert for leder/SB.

F - Ferdig fra leder/SB. Når dokumentet er kontrollert og godkjent av leder/SB. Dokumentene skrives ut, signeres og ekspederes .

J - Journalført og kontrollert av arkivtjenesten. Det blir opprettet et arkivverdig dokument i pdf format.

Til toppen

Tilgangsbegrensning i Fokus

I kommunen brukes følgende tilgangskoder (graderingskoder):

XX- Midlertidig sperret - benyttes til vurdering av gradering.

U - Unntatt fra offentlighet

P - Unntatt fra offentlighet (for personalsaker)

E - Unntatt fra offentlighet (for elevsaker)

S - Unntatt fra offentlighet (for skattesaker)

H - Unntatt fra offentlighet for husbanklån og støtte

F - Unntatt fra offentlighet (for forflytningshemmede)

Til toppen

Roller og tilganger i Fokus

Alle brukere av web-sak

Lesetilgang

Kan søke opp og lese offentlig informasjon, dersom dokumentet er under arbeid står som reservert, er det kun journalposten man får lese. .

Saksbehandler/saksansvarlig

Saksbehandler er et samlebegrep for alle som mottar post, skriver notat, brev saksfremlegg med mer i Fokus.

Saksbehandler regnes som alle som mottar post, skriver notat, brev, saksfremlegg med mer i Fokus.

Saksbehandler vil normalt bare kunne oppdatere egne dokumenter. Saksansvarlig har imidlertid utvidede rettigheter for alle dokumenter i saken. For saksbehandler kommer det klart fram i det enkelte skjermbilde hvilke felter som kan oppdateres.

Det kan være flere saksbehandlere i samme sak, men bare en saksansvarlig.

Tilganger for saksbehandler:

Skrivetilgang

Kun på egne saker som man står som saksansvarlig på, eller på andres saker man har fått tilgang på av leder eller saksansvarlig.

Unntatt offentlighet

Kun på egne saker som man står som saksansvarlig på, eller på andres saker/journalposter man har fått tilgang på av leder eller saksansvarlig.

Personalsaker

Kun der hvor leder har gitt saksbehandler fullmakt til dette ved å gi beskjed til arkivet. Vedkommende får da tildelt kode P for sin avdeling. Det er kun de som skal jobbe med personalsaker, som skal ha denne tilgangen. Denne tilgangen bør begrenses til færrest mulig på enheten.

Leder

 Leder i Fokus - Lederfunksjoner utøves av ansatte som er tilsatt i lederstilling, eller er tildelt nestlederfunksjon eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta en eller flere ledelsesfunksjoner.

Leder/stedfortreder vil generelt ha oppdateringsrettigheter for alle saker og dokumenter innen egen administrative enhet. De felter som kan oppdateres, kommer automatisk fram i de enkelte dialoger i systemet. Rollen innebærer også å kunne fordele dokumenter og skrive dokumenter på vegne av andre.

Det er viktig at alle ledere har en stedfortreder ved. ev. sykdommer, ferier og permisjoner slik at de funksjoner og prosesser som leder har ansvar for ikke stopper opp ved slike tilfeller.

Leders tilganger:

Skrivetilgang

Alle saker på sin enhet. Koder for arkivdeler må likevel legges inn.

Unntatt offentlighet

Alle saker på sin enhet. Koder for arkivdeler må likevel legges inn.

Personalsaker

Alle saker på sin enhet. Koder for arkivdeler må likevel legges inn.

Gjeler kun virksomhetsledere eller leder for kommunalavdeling. Ikke fagledere med mindre personalansvaret har blitt delegert til fagleder, og arkivet har fått beskjed om dette.

Til toppen

Definisjoner

Arkiv

Dokumenter som blir til som ledd av en virksomhet. Ofte brukt som det fysiske arkivet

Arkivbegrensning

Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jfr Arkivforskriftens § 3-18

Arkivkode

Koder basert etter emne, eller objekt(person, eiendom) som alle saker skal klasseres etter. Moss kommune bruker K-koder for den generelle sak/arkivdelen.

Arkivsak

I Noark-4 brukes begrepet "sak" om enkeltdokumenter som naturlig hører sammen, og som derfor har samme saksnummer.

Arkivsak i Fokus består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter som er knyttet sammen under et felles saksnummer, grunnet at disse journalpostene hører sammen. .

Avskrivning

Avskrivning
 betyr å registrere opplysninger tilknyttet en journalpost om når og hvordan behandlingen av journalposten er avsluttet. Avskrivning av en journalpost gjør at journalposten forsvinner fra restanse og forfallsliste, enten ved at man bruker avskrivningskode eller registrerer at brevet er besvart.

Avlevering

Overføring av eldre og avsluttet arkiv til sentralarkiv eller arkivdepot.

Behandlingsfrist:

Frist for behandling som mottaker setter på behandlingsprosessen.

Bortsettingsarkiv

Eldre og avslutta arkivmateriale.

Dokument

En logisk avgrenset informasjonsmengde.

Dokumenthåndtering

Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring, behandlingog kontroll av dokumenter.

E-postmottak

Kommunens hovedpostmottak for e-post. Arkivforskriften sier at denne skal være lagt til arkivet. Dette for å sikre at arkivverdig e-post blir journalført.

Gradering

Skjerming av opplysninger mot innsyn for uautoriserte personer.

Journal

System for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet. Journalen er en del av arkivstyringen i Noark-4.

Journalføring

Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i

saksbehandlingen.

Journalpost

Journalpost
 er registreringen av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I Fokus er en journalpost alltid tilknyttet en (arkiv)sak.

Kassasjon:

Dokumenter som har vært gjenstand for saksbehandling, men ikke lenger har verdi som dokumentasjon skal kasseres.

Konsept:

Dokumentutkast

Kopibok

Kronologisk oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter

Offentlig journal

En kopi av journalen som legges fram for allmennheten. Opplysninger som er unntatt fra offentlighet, er strøket ut.

Part

Part er en person, en gruppe av personer eller organisasjoner som en avgjørelse i en sak retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder.

Saksdokument

Saksdokument er brev, notater, sakspapir eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Saksdokument, med tilhørende vedlegg er tilknyttet en journalpost.

Til toppen

Sist endret 9/5-07 kl.12.55

Laster...