Utskriftsvennlig versjon

Barnehager

Dokumenthåndtering barnehage (utkast/under arbeid)

Klager på barnehage

Barnemappe

Dokumenter i barnemappe

Tilsyn

Godkjenning av barnehage

Tilskudd til barn med nedsatt funksjonsevne

Tilskudd til minoritetsspråklige barn

Opptakssak

Klage på opptak

Klage på barnehage

Saksbeskrivelse tittellinje 1:

Klage på xxxxx barnehage

Saksbeskrivelse tittellinje 2:

Kort beskrivelse av hva klagen går ut på

Innhold i saken:

 Klager på forhold knyttet til opphold. 1 sak pr klage.

Klassering:

K-koder etter hva klagen gjelder, &02 klage

Gradering:

Unntas etter behov

Jfr/sak:

Saken kan jfr/ med barnemappa(Diversemeny på saken i WebSak)

Arkivdel:

Sak

Saksansvarlig:

Virksomhetsleder eller kommunalavdeling, ettersom hvem brevet er stilt til

Barnemappe:

Saksbeskrivelse tittellinje 1:

Barnemappe

Saksbeskrivelse tittellinje 2:

Fornavn Etternavn fødselsnummer 11 siffer

Innhold i saken:

Alle barn får barnemappe når:
1) De takker ja til plass. Arkivet sender alle svarslippen opp uregistrert til Kommunalavdeling kultur og oppvekst. Arkivet får tilbake ja svar til kommunale barnehager som skannes inn på barnemappe. (Nei svar til generell barnehageplass skannes inn i opptakssaken).
2) De søker på spesielt grunnlag m vedlegg til plass i kommunal barnehage. Vedlegg til søknad for barn med spesielle behov , oppretter ny mappe eller registreres i eksisterende barnemappe av arkivet. Kommunalavdelingen knytter opp mot Visma.

Klassering:

PERS Fødselsnummer

Gradering:

B3 Offentlighetslovens § 13 jfr forvaltningslovens § 13 Taushetsplikt

Jfr/sak:

 

Arkivdel:

BARN - Barnemapper

Saksansvarlig:

Virksomhetsleder for barnehagen. 
Pedagogisk senter for barn med vedtak og som har plass i private barnehager

Tilganger:

Hver virksomhetsleder får tilgang til sine barn i sine barnehager, ved at de har tilgang til B og sin egen admenhet. .
Pedagogisk senter og kommunalavdeling ved fagområde barnehager får tilgang til hele arkivdelen BARN og kan søke på alle mapper.

Korrespondanse med Barnevern og PPT

NB! Barnevern og PPT saksbehandler i egne klientsystemer. All korrespondanse med disse som gjelder konkrete barnehagebarn, er å anse som ekstern i Fokus. Vi bruker inngående og utgående brev, og de skal motta sitt dokument på papir. Disse skal ikke stå som kopimottager etc i Fokus. For andre virksomheter som saksbehandler i Fokus brukes det internt notat. 

Avslutning av mappe

Mappen avsluttes når barnet er ferdig i barnehage. Mappen åpnes ved behov igjen. Eks hvis det etterspørres informasjon i ettertid. I de tilfeller hvor skolen trenger informasjon, sender de samtykkeerklæring til barnehage. Barnehage svarer i Fokus, m eventuelle vedlegg.

Dokumenter i barnemappe:

Dokumenter

Dokumenttype

Ansvarlig

Produseres/arkiveres

Malnavn

Merknad

Vedlegg til søknaden

 Funksjonshemmninger
itroduksjonsprogrammet
forhold i hjemmet
barnevernstiltak

x-notat

(henter opp vedleggene fra opptakssaken)

Opptaksmyndighet

Fokus

   

Referat fra foreldresamtaler

Lag også referat som dokumenterer at foreldre ikke har møtt

U

Ped.leder

Sendes arkivet og skannes inn i Fokus

   

Forespørsel fra barnevern

I

 

Fokus

   

Rapport til barnevern

U

Ped. Leder

Fokus

1. Utgående brev

 

Henvisningsskjema til PPT lages vanligvis av foreldrene. Men hvis barnehagen hjelper til skriver de et notat og dokumenterer at de har hjulpet til. At kommunen har gjort jobben sin.

X-notat

Ped.leder

Fokus

Internt notat mal

Vanligvis sendes dette av foreldrene, og arkiveres ikke i Fokus.

Rapport til PPT

Informasjon om barnet.

U

Ped.leder

Fokus

U. Utgående brev om ikke annet skjema

Kartleggingsskjema oppbevares ikke i Fokus

Referat fra ansvarsgruppemøte

U til alle deltakere

Ped.leder

Fokus

U. Referatmal

 

Observasjoner

Grunnlag for rapport til PPT og foreldresamtaler.

Barnehagen skriver et notat i WebSak hvis de fyller ut skjema.

x-notat

 

Ansees som foreløpige arbeidsdokumenter kan makuleres når det ikke lenger er behov for de.

Internt notat

Rapporten og referatet fra foreldresamtalen blir det endelige dokumentet.

Individuelle lærerplaner

         

Manglende betaling

Varsel opphør av tilbud

Oppsigelse

U-utgående

Virksomhetsleder

Visma barnehage - Fokus

   

Tap av plass grunnet manglende betaling

Notat for egen dokumentasjon

X-notat

Virksomhetsleder

WebSak

   

Overføringssøknad

Bytte av barnehage

I

Opptaksmyndighet

Visma barnehage - Fokus

   

Svar på overføringssøknad

Bytte av barnehage

U

Opptaksmyndighet

Visma barnehage - Fokus

   

Endring av plasstype- størrelse

I søknad

Virksomhetsleder

Visma barnehage - Fokus

eller sendes arkivet til skanning, hvis det har kommet på papir

   

Svar på plasstype

U

Virksomhetsleder

Visma barnehage - Fokus

   

Oppsigelse

I

Virksomhetsleder

Visma barnehage - Fokus

   

Svar på oppsigelse

U svar

Virksomhetsleder

Visma

 

Send ØA (Ønskes avsluttet) til arkivet.

.

Søknad om å beholde barnehageplass etter flytting ut av kommunen

I søknad

U svar

Kommunalavdeling Kultur og oppvekst

Fokus

   

Bekreftelse på at man har barnehageplass

U

Kommunalavdeling Kultur og Oppvekst

Fokus

   
           
           

Dokumenter som ikke går i barnemappe:

         

Medisineringstillatelse

   

Ikke arkivverdig i Fokus

 

Makuleres når medisineringen er over.

Møteinnkalling

U

Ped.leder

Ikke arkivverdig

   

Tilsyn

Saksbeskrivelse tittellinje 1:

XXXXXX barnehage - Tilsyn etter lov om barnehager 2010 –

Saksbeskrivelse tittellinje 2:

 

Innhold i saken:

 

Klassering:

Klassering:A10, &58

Gradering:

Unntas etter behov

Jfr/sak:

 

Arkivdel:

Sak

Saksansvarlig:

Fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst

Godkjenning av barnehage

Saksbeskrivelse tittellinje 1:

Xxxxxxxx barnehage – søknad om godkjenning

Saksbeskrivelse tittellinje 2:

 

Innhold i saken:

Det opprettes en mappe pr søknad om godkjenning

Klassering:

Klassering:A10, &18

Gradering:

 

Jfr/sak:

 

Arkivdel:

Sak

Saksansvarlig:

Saken går ufordelt til fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst.

Tilskudd til barn med nedsatt funksjonsevne

Saksbeskrivelse tittellinje 1:

Tilskudd til barn med nedsatt funksjonsevne

Saksbeskrivelse tittellinje 2:

Søknadsfrist DD.MM.ÅÅÅÅ

Innhold i saken:

– en samlemappe pr halvår søknadsfrist 1 mai og 15 november

Klassering:

223 Refusjon, tilskudd
A10 Barnehage, familiebarnehage, barnepark, åpen barnehage – felles
&70 Funksjonshemmede

Gradering:

Unntas etter behov

Jfr/sak:

 

Arkivdel:

Sak

Saksansvarlig:

Saksansvarlig: Saken går ufordelt til fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst

Tilskudd til minoritetsspråklige barn

Saksbeskrivelse tittellinje 1:

Tilskudd til minoritetsspråklige barn

Saksbeskrivelse tittellinje 2:

Søknadsfrist DD.MM.ÅÅÅÅ

Innhold i saken:

Tilskudd til minoritetsspråklige barn – en samlemappe pr halvår søknadsfrist 1 Mai og 15 November

Klassering:

223 Refusjon, tilskudd
A10 Barnehage, familiebarnehage, barnepark, åpen barnehage – felles
&70 Funksjonshemmede

Gradering:

Unntas etter behov

Jfr/sak:

 

Arkivdel:

Sak

Saksansvarlig:

Saksansvarlig: Saken går ufordelt til fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst.

Opptakssak

Saksbeskrivelse tittellinje 1:

Opptak 2010 – 2011

Saksbeskrivelse tittellinje 2:

Søknadsfrist hovedopptak 03.03.2010

Innhold i saken:

Innhold:
- alle søknader
- svar på søknad (foreløpig svar)
- tilbudsbrev
 - svarslipp for de som takker nei
 - de som takker ja til de private registreres ikke i WebSak bare i Visma
- begrunnelser for avslag/ikke fått alternativ 1 og 2 innvilget

De som takker ja i kommunale barnehager danner egne barnemapper, og registreres der. Merk: Arkivet sender alle svarslippen opp uregistrert til Kommunalavdeling kultur og oppvekst. Arkivet får tilbake ja svar til kommunale barnehager som skannes inn på barnemappe, og Nei svar til generell barnehageplass skannes i denne saken.

Klassering:

A11 Barn
&60 opptak

Gradering:

Unntas etter behov

Jfr/sak:

Saken kan jfr/ med barnemappa (Diversemeny på saken i Fokus)

Arkivdel:

Sak

Saksansvarlig:

Fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst

Tilgang:

 

Klage på hovedopptak

Saksbeskrivelse tittellinje 1:

Klagebehandling på hovedopptak barnehageplass - barnehageåret ÅÅÅÅ/ÅÅÅÅ

Saksbeskrivelse tittellinje 2:

 

Innhold i saken:

En sak for alle klagene på et opptak

Klassering:

A11 Barn
&02 klage

Gradering:

B 4 Offentlighetslovens §13, jfr forvaltningsloven §13

Jfr/sak:

Saken kan jfr/ med barnemappa(Diversemeny på saken i WebSak)

Arkivdel:

Sak

Saksansvarlig:

Fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst

Tilgang:

 
Laster...