Dokumenthåndtering barnehage (utkast/under arbeid)
Klager på barnehage
Barnemappe
Dokumenter i barnemappe
Tilsyn
Godkjenning av barnehage
Tilskudd til barn med nedsatt funksjonsevne
Tilskudd til minoritetsspråklige barn
Opptakssak
Klage på opptak
Klage på barnehage
Saksbeskrivelse tittellinje 1:
|
Klage på xxxxx barnehage
|
Saksbeskrivelse tittellinje 2:
|
Kort beskrivelse av hva klagen går ut på
|
Innhold i saken:
|
Klager på forhold knyttet til opphold. 1 sak pr klage.
|
Klassering:
|
K-koder etter hva klagen gjelder, &02 klage
|
Gradering:
|
Unntas etter behov
|
Jfr/sak:
|
Saken kan jfr/ med barnemappa(Diversemeny på saken i WebSak)
|
Arkivdel:
|
Sak
|
Saksansvarlig:
|
Virksomhetsleder eller kommunalavdeling, ettersom hvem brevet er stilt til
|
Barnemappe:
Saksbeskrivelse tittellinje 1:
|
Barnemappe
|
Saksbeskrivelse tittellinje 2:
|
Fornavn Etternavn fødselsnummer 11 siffer
|
Innhold i saken:
|
Alle barn får barnemappe når:
1) De takker ja til plass. Arkivet sender alle svarslippen opp uregistrert til Kommunalavdeling kultur og oppvekst. Arkivet får tilbake ja svar til kommunale barnehager som skannes inn på barnemappe. (Nei svar til generell barnehageplass skannes inn i opptakssaken). 2) De søker på spesielt grunnlag m vedlegg til plass i kommunal barnehage. Vedlegg til søknad for barn med spesielle behov , oppretter ny mappe eller registreres i eksisterende barnemappe av arkivet. Kommunalavdelingen knytter opp mot Visma.
|
Klassering:
|
PERS Fødselsnummer
|
Gradering:
|
B3 Offentlighetslovens § 13 jfr forvaltningslovens § 13 Taushetsplikt
|
Jfr/sak:
|
|
Arkivdel:
|
BARN - Barnemapper
|
Saksansvarlig:
|
Virksomhetsleder for barnehagen. Pedagogisk senter for barn med vedtak og som har plass i private barnehager
|
Tilganger:
|
Hver virksomhetsleder får tilgang til sine barn i sine barnehager, ved at de har tilgang til B og sin egen admenhet. . Pedagogisk senter og kommunalavdeling ved fagområde barnehager får tilgang til hele arkivdelen BARN og kan søke på alle mapper.
|
Korrespondanse med Barnevern og PPT
|
NB! Barnevern og PPT saksbehandler i egne klientsystemer. All korrespondanse med disse som gjelder konkrete barnehagebarn, er å anse som ekstern i Fokus. Vi bruker inngående og utgående brev, og de skal motta sitt dokument på papir. Disse skal ikke stå som kopimottager etc i Fokus. For andre virksomheter som saksbehandler i Fokus brukes det internt notat.
|
Avslutning av mappe
|
Mappen avsluttes når barnet er ferdig i barnehage. Mappen åpnes ved behov igjen. Eks hvis det etterspørres informasjon i ettertid. I de tilfeller hvor skolen trenger informasjon, sender de samtykkeerklæring til barnehage. Barnehage svarer i Fokus, m eventuelle vedlegg.
|
Dokumenter i barnemappe:
Dokumenter
|
Dokumenttype
|
Ansvarlig
|
Produseres/arkiveres
|
Malnavn
|
Merknad
|
Vedlegg til søknaden
Funksjonshemmninger
itroduksjonsprogrammet
forhold i hjemmet barnevernstiltak
|
x-notat (henter opp vedleggene fra opptakssaken)
|
Opptaksmyndighet
|
Fokus
|
|
|
Referat fra foreldresamtaler Lag også referat som dokumenterer at foreldre ikke har møtt
|
U
|
Ped.leder
|
Sendes arkivet og skannes inn i Fokus
|
|
|
Forespørsel fra barnevern
|
I
|
|
Fokus
|
|
|
Rapport til barnevern
|
U
|
Ped. Leder
|
Fokus
|
1. Utgående brev
|
|
Henvisningsskjema til PPT lages vanligvis av foreldrene. Men hvis barnehagen hjelper til skriver de et notat og dokumenterer at de har hjulpet til. At kommunen har gjort jobben sin.
|
X-notat
|
Ped.leder
|
Fokus
|
Internt notat mal
|
Vanligvis sendes dette av foreldrene, og arkiveres ikke i Fokus.
|
Rapport til PPT Informasjon om barnet.
|
U
|
Ped.leder
|
Fokus
|
U. Utgående brev om ikke annet skjema
|
Kartleggingsskjema oppbevares ikke i Fokus
|
Referat fra ansvarsgruppemøte
|
U til alle deltakere
|
Ped.leder
|
Fokus
|
U. Referatmal
|
|
Observasjoner Grunnlag for rapport til PPT og foreldresamtaler. Barnehagen skriver et notat i WebSak hvis de fyller ut skjema.
|
x-notat
|
|
Ansees som foreløpige arbeidsdokumenter kan makuleres når det ikke lenger er behov for de.
|
Internt notat
|
Rapporten og referatet fra foreldresamtalen blir det endelige dokumentet.
|
Individuelle lærerplaner
|
|
|
|
|
|
Manglende betaling Varsel opphør av tilbud Oppsigelse
|
U-utgående
|
Virksomhetsleder
|
Visma barnehage - Fokus
|
|
|
Tap av plass grunnet manglende betaling Notat for egen dokumentasjon
|
X-notat
|
Virksomhetsleder
|
WebSak
|
|
|
Overføringssøknad Bytte av barnehage
|
I
|
Opptaksmyndighet
|
Visma barnehage - Fokus
|
|
|
Svar på overføringssøknad Bytte av barnehage
|
U
|
Opptaksmyndighet
|
Visma barnehage - Fokus
|
|
|
Endring av plasstype- størrelse
|
I søknad
|
Virksomhetsleder
|
Visma barnehage - Fokus eller sendes arkivet til skanning, hvis det har kommet på papir
|
|
|
Svar på plasstype
|
U
|
Virksomhetsleder
|
Visma barnehage - Fokus
|
|
|
Oppsigelse
|
I
|
Virksomhetsleder
|
Visma barnehage - Fokus
|
|
|
Svar på oppsigelse
|
U svar
|
Virksomhetsleder
|
Visma
|
|
Send ØA (Ønskes avsluttet) til arkivet. .
|
Søknad om å beholde barnehageplass etter flytting ut av kommunen
|
I søknad U svar
|
Kommunalavdeling Kultur og oppvekst
|
Fokus
|
|
|
Bekreftelse på at man har barnehageplass
|
U
|
Kommunalavdeling Kultur og Oppvekst
|
Fokus
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dokumenter som ikke går i barnemappe:
|
|
|
|
|
|
Medisineringstillatelse
|
|
|
Ikke arkivverdig i Fokus
|
|
Makuleres når medisineringen er over.
|
Møteinnkalling
|
U
|
Ped.leder
|
Ikke arkivverdig
|
|
|
Tilsyn
Saksbeskrivelse tittellinje 1:
|
XXXXXX barnehage - Tilsyn etter lov om barnehager 2010 –
|
Saksbeskrivelse tittellinje 2:
|
|
Innhold i saken:
|
|
Klassering:
|
Klassering:A10, &58
|
Gradering:
|
Unntas etter behov
|
Jfr/sak:
|
|
Arkivdel:
|
Sak
|
Saksansvarlig:
|
Fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst
|
Godkjenning av barnehage
Saksbeskrivelse tittellinje 1:
|
Xxxxxxxx barnehage – søknad om godkjenning
|
Saksbeskrivelse tittellinje 2:
|
|
Innhold i saken:
|
Det opprettes en mappe pr søknad om godkjenning
|
Klassering:
|
Klassering:A10, &18
|
Gradering:
|
|
Jfr/sak:
|
|
Arkivdel:
|
Sak
|
Saksansvarlig:
|
Saken går ufordelt til fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst.
|
Tilskudd til barn med nedsatt funksjonsevne
Saksbeskrivelse tittellinje 1:
|
Tilskudd til barn med nedsatt funksjonsevne
|
Saksbeskrivelse tittellinje 2:
|
Søknadsfrist DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Innhold i saken:
|
– en samlemappe pr halvår søknadsfrist 1 mai og 15 november
|
Klassering:
|
223 Refusjon, tilskudd
A10 Barnehage, familiebarnehage, barnepark, åpen barnehage – felles &70 Funksjonshemmede
|
Gradering:
|
Unntas etter behov
|
Jfr/sak:
|
|
Arkivdel:
|
Sak
|
Saksansvarlig:
|
Saksansvarlig: Saken går ufordelt til fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst
|
Tilskudd til minoritetsspråklige barn
Saksbeskrivelse tittellinje 1:
|
Tilskudd til minoritetsspråklige barn
|
Saksbeskrivelse tittellinje 2:
|
Søknadsfrist DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Innhold i saken:
|
Tilskudd til minoritetsspråklige barn – en samlemappe pr halvår søknadsfrist 1 Mai og 15 November
|
Klassering:
|
223 Refusjon, tilskudd
A10 Barnehage, familiebarnehage, barnepark, åpen barnehage – felles &70 Funksjonshemmede
|
Gradering:
|
Unntas etter behov
|
Jfr/sak:
|
|
Arkivdel:
|
Sak
|
Saksansvarlig:
|
Saksansvarlig: Saken går ufordelt til fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst.
|
Opptakssak
Saksbeskrivelse tittellinje 1:
|
Opptak 2010 – 2011
|
Saksbeskrivelse tittellinje 2:
|
Søknadsfrist hovedopptak 03.03.2010
|
Innhold i saken:
|
Innhold:
- alle søknader
- svar på søknad (foreløpig svar)
- tilbudsbrev
- svarslipp for de som takker nei
- de som takker ja til de private registreres ikke i WebSak bare i Visma - begrunnelser for avslag/ikke fått alternativ 1 og 2 innvilget De som takker ja i kommunale barnehager danner egne barnemapper, og registreres der. Merk: Arkivet sender alle svarslippen opp uregistrert til Kommunalavdeling kultur og oppvekst. Arkivet får tilbake ja svar til kommunale barnehager som skannes inn på barnemappe, og Nei svar til generell barnehageplass skannes i denne saken.
|
Klassering:
|
A11 Barn &60 opptak
|
Gradering:
|
Unntas etter behov
|
Jfr/sak:
|
Saken kan jfr/ med barnemappa (Diversemeny på saken i Fokus)
|
Arkivdel:
|
Sak
|
Saksansvarlig:
|
Fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst
|
Tilgang:
|
|
Klage på hovedopptak
Saksbeskrivelse tittellinje 1:
|
Klagebehandling på hovedopptak barnehageplass - barnehageåret ÅÅÅÅ/ÅÅÅÅ
|
Saksbeskrivelse tittellinje 2:
|
|
Innhold i saken:
|
En sak for alle klagene på et opptak
|
Klassering:
|
A11 Barn &02 klage
|
Gradering:
|
B 4 Offentlighetslovens §13, jfr forvaltningsloven §13
|
Jfr/sak:
|
Saken kan jfr/ med barnemappa(Diversemeny på saken i WebSak)
|
Arkivdel:
|
Sak
|
Saksansvarlig:
|
Fagområde Barnehage, kommunalavdeling Kultur og oppvekst
|
Tilgang:
|
|
Laster...