Utskriftsvennlig versjon

Innsynsbegjæringer

Rutine ved innsynsbegjæringer

Alle har i følge offentlighetsloven rett til å:
 - kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og andre registre (offentlighetslovens § 3) - muntlig eller skriftlig (offentlighetslovens § 28)
- kreve innsyn i en sammenstilling av opplysninger som er lagret elektronisk (offentlighetslovens § 9)
 -å be om begrunnelse og å klage på avslag på innsynskrav (offentlighetslovens §§ 31-32)

Oppgave:

Behandling av innsynsbegjæringer.

Ansvar/Tidspunkt:
Alle når slik begjæring mottas

Fremgangsmåte:

 

Saksbehandlerprosedyre

Ansvar

1.

Vi minner om saksbehandlerrutine 2 hvor saksbehandler plikter å sjekke om gradering er riktig på mottatte saker. Er du usikker på om en gradering er riktig, konferer med Leder.

Saksbehandler

leder

2.

Innsynsbegjæringer for dokumenter som ikke er unntatt offentlighet(gradert).

Disse sendes ut fra arkivet samme dag, med kopi til saksbehandler som en orientering. Dersom saksbehandler mottar innsynsbegjæringen direkte, videresendes denne straks til arkivet ved post@moss.kommune.no. Dersom sakbehandler sender svar direkte selv, skal post@moss.kommune.no være kopimottager. Dette grunnet statistikk. Arkivet lager merknader i saken i for statistikk.

Arkivet Saksbehandler

Arkivet

3.

Innsynsbegjæringer som gjelder dokumenter som er gradert unntatt offentlighet

Arkivet journalfører innsynsbegjæringen i samme sak som det etterspurte dokumentet. Dette for å sikre at alle slike henvendelser som i teorien kan ende med saksbehandling som krever journalføring (som avslag og klage til fylkesmannen) blir dokumentert i WebSak. I tillegg sendes en elektronisk kopi pr. e-post til saksbehandler med kopi til leder, arkivet legger også ved link til denne rutinen

Arkivet sender automatisk kvittering på postmottaket for mottatt innsynsbegjæring på e-post.

Arkivet

Saksbehandler

4.

Behandlingstid:

Saksbehandler skal besvare innsynsbegjæringen snarest mulig, og vanligvis innen tre dager.

Innsynskrav som ikke er besvart innen 5 arbeidsdager etter at kravet er mottatt, kan nemlig regnes som avslått (§32). Forsinkelser skal begrunnes og det skal være et unntak at det går utover 5 dager.

Vurdering:
Vurder spesielt meroffentlighet etter § 11. Er opplysninger vurdert som taushetsbelagte etter § 13, skal disse opplysningene uansett unntas. Merk at taushetsplikten kun dreier seg om opplysinger, ikke hele dokumenter. Resten av dokumentet er offentlig, så sant det ikke røper det forholdet som skal skjermes. Se også § 12 unntak for resten av dokumentet.

Svar
Saksbehandler registrerer sitt svar i WebSak. Dersom dokumentet sladdes, legges den sladdete versjonen med som vedlegg. Andre som ber om innsyn i samme dokument, vil få innsyn i samme sladdete dokument.

Eventuelt helt eller delvis avslag på innsynsbegjæring utformes som et eget dokument i WebSak med begrunnelse og øvrige opplysninger som offentlighetsloven § 31 krever:

- skriftlig svar med hjemmel for unntak

- opplysninger om klagefrist

Saksbehandler

Laster...